Arbeitsprozess organisieren

Eine gut organisierte Arbeit ist effektiv und macht Spaß. Wer Freude an der Arbeit hat, liefert in der Regel auch hochwertige Ergebnisse.

Qualitative und quantitative Leistungseinbußen sind häufig auf arbeitsorganisatorische Mängel zurückzuführen. Ursache dafür können unangemessene Arbeitsabläufe (Zeitverluste) oder auch eine nachlassende Motivation und Leistungsbereitschaft des Arbeitenden sein. Das muss nicht sein, denn gerade hier hat man viele Möglichkeiten, ohne enorme finanzielle Aufwendungen positive Effekte zu erreichen.

Gewusst wie!

Nachfolgend finden Sie ausgewählte Gestaltungskriterien für eine effektive und gesunde Organisation der Arbeit.

• Arbeitsablauforganisation: Versuchen Sie sich Ihren Arbeitsplatz so einzurichten und zu organisieren, dass die Erledigung der Arbeit ohne unnötige zeitliche Verzögerung erfolgen kann. Nehmen Sie sich auch einmal Zeit für die Ablage und sortieren Sie wichtige Unterlagen. Diese Zeit bekommen Sie zurück, weil Ihnen später langes Suchen erspart bleibt.
   
• körperliche Abwechslung: Vermeiden Sie Arbeitsabläufe, die durch einseitige Belastungen und körperliche Überforderung (nur Sitzen, Stehen, immer wiederkehrende einförmige Bewegungsabläufe, schweres Heben und Tragen…) gekennzeichnet sind.
   
• Zeitliche und inhaltliche Spielräume: Nicht jeden Tag und jede Stunde sind Sie gleichermaßen fit und leistungsfähig. Eine selbst bestimmte Zeiteinteilung und ein abwechslungsreiches Aufgabenspektrum helfen Ihnen und Ihren Mitarbeitern, die Kräfte optimal einzuteilen. Schaffen Sie sich Zeitpuffer!
   
• Arbeitszeit und Pausen: Lange Arbeitszeiten sind nicht immer zu vermeiden. Denken Sie daran, dass Aufmerksamkeit und Leistungsfähigkeit nach ca. 8 Stunden Arbeitszeit nachlassen. Prüfen Sie, ob das lange Arbeiten wirklich notwendig ist. Versuchen Sie, sich den Tag so einzuteilen, dass anstrengende und weniger anstrengende Tätigkeiten wechseln. Gönnen sie sich auch mal eine Pause. Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, gelten gesetzliche Regelungen, z. B. in Bezug auf die Länge der Arbeitszeit, die Ruhezeiten und die zu gewährenden Pausen.
   
• Zielsetzung und Information: Ob mit oder ohne Mitarbeiter – die Zielsetzung der Arbeit sollte immer klar definiert und nachvollziehbar sein. Fehlende, unvollständige oder verspätete Informationen erschweren die Arbeit, können zu Missverständnissen und Konflikten führen.
   
• Verantwortung und Befugnisse: Eine klare Regelung von Verantwortlichkeit und Befugnissen vermeidet Missverständnisse und Fehlentscheidungen.
   
• Qualifikation: Eine unzureichende Qualifikation kann langfristig zu Überforderung und Stress führen. Versuchen Sie Qualifikationsdefizite zu erkennen und gezielt abzubauen. Genauso wichtig ist es, Unterforderung zu vermeiden, denn sie führt langfristig zur Demotivation und Arbeitsunlust. Beachten Sie das insbesondere bei der Einstellung von Mitarbeitern.
   
• Führungsstil und soziales Klima: "Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es wieder heraus." Versuchen Sie deshalb, Ihre Beschäftigten als Partner und Experten Ihres Arbeitsplatzes anzusehen. Besprechen Sie Probleme offen und suchen Sie gemeinsam nach Lösungen. Geben Sie auch mal eine positive Rückmeldung über eine gut erledigte Aufgabe.