Führung und Zeitplanung

Ist es wirklich schon so spät, wer hat bloß an der Uhr gedreht?
Sicher kennt jeder die Situation: Etwas muss dringend noch fertig werden und man sitzt länger daran als gedacht. Oder die Zeit vergeht wie im Flug und man hat das Gefühl, trotzdem nichts richtiges gemacht zu haben hat. So geht es jedem mal und das ist auch ganz normal.

Aber wenn Sie jeden Tag in Zeitnot geraten oder regelmäßig Arbeit mit nach Hause nehmen, weil Sie wieder mal nicht fertig geworden sind, dann müssen Sie etwas dagegen unternehmen. Zeitdruck bedeutet Stress, er kann auf Dauer krank machen. Schlechte Zeitplanung geht oft auf Kosten anderer Lebensbereiche.

Machen Sie doch einen kurzen Test (siehe unten). Dieser gibt Ihnen Auskunft, wie es um Ihr Zeitmanagement bestellt ist!

Zeitmanagement bringt Ihnen:

• mehr Übersicht über anstehende Aktivitäten und Prioritäten
• mehr Freiraum für Kreativität
• Stress bewusst zu bewältigen, abzubauen und zu vermeiden,
• mehr Freizeit, d.h. mehr Zeit für Familie, Freunde, Fitness und sich selbst
• Ihre Ziele konsequent und systematisch zu erreichen

Oberstes Gebot für alle, die der Zeitnot entfliehen wollen: Sie müssen lernen Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Eine geeignete Methode ist die Bewertung mit dem ABC - Schema:

A - Aufgaben

• sind sehr wichtig für die Erreichung des Gesamtziels
• müssen persönlich erledigt werden

B - Aufgaben

• sind wichtig
• können delegiert werden

C - Aufgaben

• Routineaufgaben
• möglichst reduzieren und delegieren

Eine weitere Unterscheidung muss zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben getroffen werden. Dringend ist zum Beispiel der Kunde, der am Telefon ist und eine Auskunft möchte. Wichtig hingegen ist es, sich Zeit für einen Mitarbeiter zu nehmen, der Probleme hat. Oft lassen wir es zu, dass uns die dringenden Probleme von den wichtigen Dingen ablenken. Den Mitarbeiter kann man auf den nächsten Tag vertrösten, aber dann kommen vielleicht andere Dinge dazwischen.

Hier einige Tipps, wie Sie Ihre Zeit besser nutzen können:

• Halten Sie Ihren Zeitplan schriftlich fest. So verlieren Sie wichtige Dinge nicht aus den Augen.
• Nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Gutes Zeitmanagement bedeutet nicht jede Minute zu verplanen. Lassen Sie Luft für unvorhergesehene Zwischenfälle und Pausen.
• Setzen Sie Ihre Prioritäten. Ihre Zeit ist begrenzt. Stellen Sie eine Rangreihe auf (ABC - Schema).
• Berücksichtigen Sie Leistungsschwankungen im Tagesverlauf. Nutzen Sie Ihre Tiefpunkte für Routinetätigkeiten wie Papierkram. Wichtige Dinge nehmen Sie am besten vormittags in Angriff.
• Machen Sie regelmäßig genügend Pausen. Pausen sind keine Zeitverschwendung! Nach jeder Arbeitsstunde eine kurze Pause bringt Erholung und neuen Schwung.
• Bei wichtigen Aufgaben oder Besprechungen sollten Sie ungestört bleiben. Unnötige Unterbrechungen kosten viel Konzentration und Energie. Versuchen Sie sich in dieser Zeit abzuschirmen.
• Auch durch Delegation lässt sich der Zeitdruck verringern. Delegieren Sie Aufgaben, die auch andere erledigen können. Vorraussetzung ist eine Einarbeitung und ausreichende Qualifikation der Mitarbeiter. Mehr dazu unter dem Punkt Delegation!

Sie sehen, es sind relativ einfache Regeln. Und es lohnt sich, sie zu befolgen!