Zeitmanagement - Tipps
1. Definieren Sie persönliche Ziele!
Als Unternehmer müssen Sie täglich Entscheidungen unterschiedlichster Art treffen. Sie werden allerdings nur dann in der Lage sein festzulegen, was Sie heute tun oder lassen, wenn Sie wissen, was Sie morgen oder übermorgen erreichen wollen. Ziele sind eine Herausforderung und treiben zum Handeln an. Ziele sind für jeden Menschen das zentrale Element seines Lebenskonzeptes.
Welche Ziele wollen Sie erreichen?
- Unternehmensziel - Dazu gehören das Leistungsspektrum, die Größe, das Auftragsvolumen, Geschäftspartner, Kooperationsbeziehungen usw.
- Familie, Freunde und Freizeit - Die Familie, Ihre Freunde und auch die Aktivitäten in der Freizeit stellen einen wichtigen Ausgleich zum beruflichen Leben dar. Kein Mensch kann auf Dauer ohne soziale Kontakte ein erfülltes Leben führen. Besonders in krisensituationen ist man auf Verständnis und Unterstützung von vertrauten Personen angewiesen. Freundschaftliche Kontakte müssen gepflegt werden, damit sie nicht verkümmern. Das kostet Zeit. Auch das Verständnis Ihrer Familie oder Ihres Lebenspartners für Ihre Firma ist mit Sicherheit begrenzt.
- Ihre Gesundheit - Ruhm, Geld und Erfolg sind wertlos, wenn Ihre Gesundheit ruiniert und dadurch Lebensfreude verloren gegangen ist. Investieren Sie deshalb rechtzeitig Zeit für Ihre Gesundheit. Denken Sie daran, wenn es um Erholung, sportliche Betätigungen, Arztbesuche oder gesunde Ernährung geht.
2. Planen Sie schriftlich und setzen Sie Prioritäten!
Gehören Sie auch zu denen, die meinen, keine Zeit für die Planung zu haben? Es stimmt, dass eine sorgfältige Planung erstmal Zeit kostet, gleichzeitig verkürzt sich aber der nötige Arbeitsaufwand. Hier finden Sie einige Tipps für eine sorgfältige Arbeitsplanung.
3. Berücksichtigen Sie Ihren Tagesrhythmus!
Jeder Mensch hat seinen persönlichen Tagesrhythmus. Leistungshöhepunkte liegen in den Vormittagsstunden und gegen Abend. Am frühen Nachmittag ist bei den meisten ein leistungstief zu erwarten. Finden Sie Ihren persönlichen Tagesrhythmus heraus, um die Erledigung der einzelnen Aufgaben effektiv zu planen. Spaß an der Arbeit, mehr Effizienz und Zeitersparnis sind der Lohn.
4. Deligieren Sie!
Wenn Ihnen die Arbeit über den Kopf wächst und auch bei guter Organisation kaum noch Freiräume für persönliche Interessen bestehen, sollten Sie entsprechend Ihrer finanziellen Situation bzw. Ihres Mitarbeiterbestandes prüfen, ob Arbeit abgegeben werden kann.
Folgendes sollten Sie vor dem Delegieren bedenken und festlegen:
- Was soll delegiert werden? (B- und C-Aufgaben wählen)
- Wer kann es tun?
- Welches Ziel wird verfolgt?
- Wie soll es erledigt werden?
- Wan soll es erledigt sein?
5. Organisieren Sie sich störungsfreie Arbeitszeiten!
Dauernde Störungen machen ein effektives Arbeiten kaum möglich. Nach jeder Ablenkung ist eine zusätzliche Anlauf- und Einarbeitungszeit erforderlich. Zeit, die sinnvoller genutzt werden kann. Organisieren Sie sich Zeitblöcke, in denen Sie ungestört arbeiten können. Machen Sie einen Termin mit sich selbst und tragen diesen auch in den Kalender ein. Nutzen Sie dafür Tageszeiten, wo ohnehin wenig Störungen auftreten. Schalten Sie den Anrufbeantworter ein, famit Ihnen nichts wirklich Wichtiges entgeht.
6. Legen Sie kleine Pausen ein!
Auch ein vielbeschäftigter Mensch sollte regelmäßig kurze Pausen einlegen. zu langes intensives Arbeiten macht müde, Konzentration und Leistungsfähigkeit lassen nach und kleine Fehler schleichen sich ein. Am besten ist es, Pausen einzulegen bevor die Müdigkeit einsetzt. Regelmäßige Kurzpausen (nicht länger als 10 Minuten) sind dabei wesentlich effektiver, als eine einzelne lange Arbeitsunterbrechung. Den Regenerationseffekt können sie erheblich steigern, indem Sie sich bewusst entspannen, für Bewegung sorgen und Ihren Arbeitsraum gut durchlüften.
7. Bleiben Sie konsequent!
Ein gutes Zeitmanagement erfordert in der Startphase ein hohes Maß an Selbstdisziplin. Aber es lohnt sich, denn bei erfolgreicher Anwendung von zeitplantechniken lassen sich täglich 10 - 20 Prozent Zeit einsparen!
Buchempfehlung
Hindle, T. Zeitmanagemen. Dorling Kindersley. London (1998); Przyklenk, A. Effektives Zeitmanagement. I.H. Sauer-Geißler, M Verlag GmbH. Heidelberg (2001); Seiwert, L. Endlich Zeit für mich. mvg-verlag. Kammerer, D. Landsberg am Lech (2000); von Furnier, C. LebensStrategie. Schmidt Verlag e.K. Stockheim (2001)