Fehlzeiten vermindern und Mitarbeiter motivieren

Für jedes Unternehmen sind Fehlzeiten ein ernstes Problem. Durch hohe Krankheitsquoten bzw. Abwesenheit aus anderen Gründen entstehen wirtschaftliche Schäden. Im Arbeitsprozess fehlen die Mitarbeiter, der Rest der Belegschaft wird überlastet. Die wirtschaftlichen Folgen und Kosten von Fehlzeiten sind nicht zu unterschätzen.

Es ist wichtig, die Gründe für die Fehlzeiten zu finden und auszuschalten. Die Ursachen können beim Arbeitnehmer und/oder in der Firma liegen, z. B. ein Arbeitsunfall durch schlechte Arbeitsbedingungen oder psychosomatische Beschwerden durch Mobbing.

Ein Mittel, um Ursachen von Fehlzeiten aufzudecken, ist das sogenannte Rückkehrgespräch. Es wird nach Fehlzeiten oder längerer Krankheit zwischen Chef und jeweiligem Mitarbeiter geführt. Ein Rückkehrgespräch hat mehrere Ziele:

• Gründe für Fehlzeiten herausfinden, dabei sollen auch Mängel im Unternehmen berücksichtigt werden
   
• Mitarbeiter informieren, was während seiner Abwesenheit in der Firma passiert ist
   
• Bedeutung des Mitarbeiters für Firma herausstellen
   
• dadurch Mitarbeiter motivieren und dessen Zufriedenheit erhöhen
  letztlich Fehlzeiten reduzieren
   
• auch Missbrauch ("Krankfeiern") verhindern

Rückkehrgespräche sind umstritten: Kritiker sind der Meinung, dass so Druck auf die Mitarbeiter ausgeübt wird. Dies kann dazu führen, dass Mitarbeiter sich nicht mehr die Zeit nehmen, um eine Krankheit auszukurieren. Sie empfinden das Rückkehrgespräch als Kritik oder als negative Beurteilung durch den Chef.

Um solche Effekte zu vermeiden, helfen ein paar Überlegungen zur Art der Gesprächsführung. Ein Rückkehrgespräch sollte nicht zu formal ablaufen, sondern ein normaler Vorgang sein. Wichtig ist eine sachliche Diskussion. Voraussetzung dafür ist eine genaue Analyse der Fehlzeiten. Setzen Sie verschiedene Gesprächstechniken ein, je nachdem welchen Mitarbeitertyp Sie vor sich haben. Damit ist folgendes gemeint:

• Führen Sie nach Urlaub, Kuren und Erkrankungen ein Rückkehrgespräch. Dadurch wird klar, dass es nichts "Schlimmes"  ist. Tenor hierbei sollte sein: "Schön, dass Sie wieder da sind."
   
• Bei Auffälligkeiten (z. B. Fehlzeiten vor oder nach dem Wochenende) fragen Sie nach Gründen, nennen Sie auch Ihren Verdacht, aber bleiben Sie sachlich. Die Botschaft an den Mitarbeiter ist: "Sie fehlen uns im Arbeitsprozess."
   

Tipps zur Durchführung eines Rückkehrgesprächs:

• Wählen Sie einen positiven Gesprächseinstieg, und informieren Sie den Mitarbeiter über den Anlass des Gesprächs.
   
• Sprechen Sie mit dem Mitarbeiter über wichtige Dinge, die während seiner Abwesenheit geschehen sind, und erleichtern Sie ihm so den Wiedereinstieg.
   
• Erkundigen Sie sich nach seinem derzeitigen Befinden.
   
• Sprechen Sie mit ihm über die Ursachen seiner Abwesenheit; berücksichtigen Sie dabei
  • die Länge der Abwesenheit,
  • Häufigkeit von bisherigen Abwesenheiten,
  • ob der Grund für die Abwesenheit mit der Arbeitsumgebung (Art der Tätigkeit, Arbeitsbedingungen, Betriebs- oder Gruppenklima, Führungsstil) zusammenhängt.
     
• Verdeutlichen Sie je nach Dauer und Häufigkeit der Abwesenheit
  • die wirtschaftlichen Konsequenzen für das Unternehmen,
  • die Auswirkungen auf die Kollegen.
     
• Erarbeiten Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter Lösungen, um Fehlzeiten zukünftig zu reduzieren bzw. ganz zu vermeiden. Berücksichtigen Sie dabei
  • was das Unternehmen tun kann,
  • was der Mitarbeiter selbst tun will.
     
• Bieten Sie soweit möglich Hilfestellung an (Betriebsrat, Betriebsarzt, Stundenreduzierung, Wechsel des Arbeitsplatzes usw.)
   
• Beziehen Sie deutlich Stellung, aber vermitteln Sie dem Mitarbeiter gleichzeitig das Gefühl, dass er als Mensch geschätzt und im Unternehmen gebraucht wird.
   

Quellen

• Holger Beitz (2001). Rückkehrgespräche: Fehlzeiten senken und gleichzeitig die Mitarbeitermotivation fördern. Handbuch für den Vorgesetzten.
• Wolfgang Mentzel (2000). Mitarbeitergespräche: Mitarbeiter motivieren, richtig beurteilen und effektiv einsetzen. Rudolf Haufe Verlag, Freiburg.
• Margarete Schreurs (1998). Mitarbeitergespräche: Führungsinstrument der Zukunft. RKW Schriftenreihe Personalmanagement.