In jedem Veränderungsprozess kommt der Kommunikation eine der wichtigsten Rollen zu. Es ist dabei wichtig, einzelne Kommunikationsetappen und auch die Mitbestimmungsrechte zu beachten.

1. Aufklären

Um Verständnis für die Maßnahmen des Nichtraucherschutzes zu bekommen, sollten Sie nicht versäumen, selbstbewusst auf die Gründe des Nichtraucherschutzes einzugehen: Benennen Sie zu Beginn der Aktionen die Gefahren des Passivrauchens und die Verpflichtungen von Arbeitgebern und auch Beschäftigten (siehe "Gesetzliche Grundlage").

Die Bundeszentrale für Gesundheitliche Aufklärung (BZgA) bietet Vortragsfolien, die Ihnen ohne großen Aufwand ermöglichen, das Thema Nichtraucherschutz zu präsentieren. Auch Krankenkassen und Berufsgenossenschaften unterstützen Sie ggf. mit einem Vortrag oder bei der Vorbereitung eines Aktionstages. Vielleicht kennen Sie auch andere Unternehmer, die Ihnen mit Ihren Erfahrungen weiterhelfen?

Nehmen Sie den Mitarbeitern gleich zu Beginn die Angst vor der Veränderung: Es geht darum alle Mitarbeiter vor den Schadstoffen des Tabakrauchs zu schützen, nicht darum Kollegen zum Nichtrauchen zu erziehen!

Stellen Sie die Frage: "Was können wir tun, um uns gegenseitig nicht durch Rauch zu gefährden?"

2. Mitbestimmung beachten

Die Meinung aller Mitarbeiter einzuholen, ist wichtig für den Erfolg der Vereinbarungen. Dieser partizipative Ansatz ermöglicht Entscheidungen, die von möglichst vielen Mitarbeitern getragen werden.

Ist ein Betriebsrat vorhanden, beachten Sie unbedingt dessen Mitbestimmungsrecht
(§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG)! Vor der Befragung von Beschäftigten ist beispielsweise dessen Zustimmung einzuholen.

In Betrieben ab etwas 20 Mitarbeitern kann es zur Bündelung der Meinungen sinnvoll sein, einen eigenen Arbeitskreis einzurichten, der sich mit den möglichen Umsetzungsmaßnahmen auseinandersetzt. Im Arbeitskreis vertreten sein sollten: Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite, betriebsärztlicher Dienst, Personalverantwortliche, Fachkräfte für Arbeitsschutz und –sicherheit sowie – so fern vorhanden – der betriebliche Sozialdienst und die Auszubildenden- und Schwerbehindertenvertretung. Alternativ zu einem neuen Arbeitskreis kann sich auch der Arbeitschutzausschuss, der in Betrieben mit mehr als 20 Mitarbeitern gesetzlich vorgeschrieben ist (§ 11 Arbeitssicherheitsgesetz), mit den Optionen der Umsetzung befassen.

Mitarbeiterumfragen gestalten sich in kleinen Betrieben oftmals schwieriger, da der Datenschutz schwer gewährleistet werden kann. Es ist hier trotzdem sinnvoll, eine anonyme Umfrage oder Abstimmung unter Leitung einer möglichst neutralen und akzeptierten Person durchzuführen.

Einen kurzen und einfachen Musterfragebogen können Sie der kostenlosen Publikation "Rauchfrei am Arbeitsplatz – Ein Leitfaden für Betriebe" der BZgA entnehmen. Wenn nach der Auswertung des Fragebogens kein Rückschluss auf einzelne Personen erfolgen kann, ist es sinnvoll, die Befragungsergebnisse zu verbreiten.

Es ist wichtig zu kommunizieren, dass es Ihnen nur um das "Wie" des Nichtraucherschutzes geht: Sie bitten nur um Feedback zur Umsetzung, nicht um eine grundsätzliche "Erlaubnis", denn die Verpflichtung die Gesundheit Ihre Mitarbeiter zu schützen, ist unabdingbar.

3. Klare Vereinbarungen kommunizieren

Die Falle eines jeden betrieblichen Veränderungsprozesses sind unklare Vereinbarungen oder eine ungenügende Verbreitung der Entscheidungen.

Formal gesehen ist es sinnvoll, die Regelungen zum Nichtraucherschutz in einer Betriebsvereinbarung festzuhalten. Vergessen Sie dabei nicht die Veröffentlichung der Betriebsvereinbarung, beispielsweise als Anschlag am "Schwarzen Brett", die zwingend vorgeschrieben ist (§ 77 Abs. 2 BetrVG). Doch nicht nur in der schriftlichen Kommunikation über Rundschreiben, Emails oder Aushänge, sondern auch durch ein Gespräch mit allen Mitarbeitern sollten die neuen Regelungen kommuniziert werden.

Gehen Sie dabei sicher, dass folgende Punkte beachtet wurden:

• Halten Sie an der Regelung fest, dass keiner im Beisammensein mit einem Nichtraucher raucht, auch wenn dieser Mitarbeiter angibt, sich durch Rauch nicht belästigt zu fühlen. Ein bemerkenswerter Teil der Beschäftigte verbalisiert Belastungen durch Rauch nicht, um Konflikte mit Kollegen oder Vorgesetzten zu vermeiden. Daher ist es umso wichtiger ein "beschwerdefreundliches Arbeitsklima" aufzubauen.
   
• Entscheiden Sie gemeinsam mit ihren Beschäftigten, welche Folgen ein Verstoß gegen die Vereinbarungen haben wird. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Beschwerdewege allen klar sind: Zuerst gilt es, die entsprechende Person zu bitten nicht im Beisammensein zu rauchen; zeigt sich der Ansprechpartner uneinsichtig, so ist im nächsten Schritt der Vorgesetzte zu informieren.
   
• Sorgen Sie regelmäßig dafür, dass die Vereinbarungen im Gedächtnis bleiben. Achten Sie auch darauf, dass Mitarbeiter wie Teilzeitkräfte, Auszubildende etc. über die Vereinbarungen in Kenntnis gesetzt sind. Geben Sie neuen Mitarbeitern die Betriebsvereinbarung zur Orientierung an die Hand.